In mediile extrem de competitive si dinamice precum cele in care traiesc astazi companiile, obtinerea unui avantaj competitiv este esentiala pentru a iesi in evidenta pe o piata in care apar noi oportunitati si marci in fiecare zi. Adaptarea la schimbari este o chestiune de responsabilitate si, mai ales, de supravietuire.
Ce este un ERP
Un ERP este un sistem capabil sa integreze informatiile din diferitele departamente de afaceri, grabindu-i tranzitul prin companie si permitand luarea deciziilor pe o baza mult mai solida si mai consistenta. Cunoscut sub numele de Enterprise Resource Planning , l-am putea traduce ca un sistem de planificare a resurselor intreprinderii. Vorbim despre un instrument care raspunde de diferite operatiuni interne ale companiei, fie la nivel de productie, distributie sau chiar probleme legate de resursele umane.
Incorporarea unui sistem ERP in companie este din ce in ce mai comuna in lumea afacerilor deoarece cu el ajutam la obtinerea unor rezultate mai bune in tot ceea ce tine de management. Profitarea de evolutia pe care a cunoscut-o tehnologia in ultimii ani este esentiala, desi este important ca implementarea acesteia sa fie realizata corect.
Intrucat datele vorbesc de la sine, va lasam una extrasa de Panorama Consulting: 40% dintre companiile care achizitioneaza un ERP noteaza o crestere semnificativa a productivitatii lor, lucru care ar trebui sa serveasca la alocarea unui buget acestei probleme din ce in ce mai des intalnite la locul de munca.
Avantajele incorporarii unui sistem ERP in companii
Detinerea controlului asupra fluxului de informatii care este generat in organizatii este cheia pentru centralizarea cantitatii imense de date cu care lucreaza companiile astazi. Printre principalele avantaje ale incorporarii unui sistem ERP in companii se numara:
1# Imbunatatirea in luarea deciziilor
Prin centralizarea si unificarea informatiilor, putem crea o baza de date cu informatii fiabile care ne permit sa luam in considerare scenariile viitoare cu o mai mare precizie. In plus, managerii vor avea toate informatiile centralizate pe dispozitivele lor. Astfel, vom obtine imbunatatiri in procesul de luare a deciziilor.
2 # Duplicitatile sunt evitate
Datorita integrarii si centralizarii oferite de programele ERP, responsabilii diferitelor departamente vor accesa aceleasi informatii in timp real. Acest lucru va reduce inregistrarile duplicate si duplicarea operatiunilor.
3# Scalabilitate mai mare
Intrucat sistemele ERP sunt modulare, fiecare organizatie va putea contracta acele servicii de care are nevoie la un moment dat. In plus, in viitor, fiecare companie va putea contracta modulele suplimentare care sunt necesare.
4# Adaptarea la nevoi
La implementarea sau modificarea ERP-ului, compania furnizor va putea configura aplicatia pentru a o adapta la nevoile specifice cerute la un moment dat.
5# Control mai mare si trasabilitate
Sistemele ERP colecteaza toate datele legate de activitatea companiei. Acest lucru face posibila controlul tranzitului produsului prin toate elementele lantului valoric.
6# Mai multa securitate a informatiilor
Va fi mai dificil sa furati informatiile din cauza nivelurilor diferite de acces sau autorizare. In plus, toate informatiile vor fi centralizate cu copii de rezerva generate automat pentru a evita eventualele erori.
7# Integrarea cu clientii si furnizorii
Furnizorul devine un partener strategic care va participa activ la proiectarea si dezvoltarea de noi produse, ajutandu-ne sa imbunatatim productivitatea si sa reducem costurile. Si in ceea ce priveste clientul, sistemele ERP permit crearea unui cadru comunicativ si colaborativ cu acestia. Astfel, compania va avea mai multe informatii de calitate cu care sa ajusteze nevoile de achizitie si de inventar, pe langa o mai buna segmentare a campaniilor de marketing.
8# Capacitate operationala mai buna
Automatizarea activitatilor care au fost efectuate anterior manual va reduce semnificativ posibilitatea aparitiei erorilor asociate cu componenta umana. Cu aceasta, compania isi va imbunatati capacitatea operationala si va putea deservi mai multi clienti sau va putea fabrica mai multe produse
9 # O rentabilitate mai buna
Eficienta mai mare, reducerea erorilor si eliminarea duplicitatilor vor reduce nivelul costurilor, ceea ce se traduce printr-o imbunatatire substantiala a performantei si a beneficiilor pe care compania le va obtine.
Cum se implementeaza un sistem ERP
Odata ce ati inteles ca detinerea unui sistem ERP va va aduce numai beneficii, a sosit momentul sa va invatati cum sa o faceti bine si sa impiedicati implementarea lui sa dea batai de cap companiei: trebuie sa fiti clar cu privire la complexitatea sistemului si a altora. aspecte care pot duce la incidente complexe. Primul lucru pe care trebuie sa-l facem este sa identificam producatorii care te pot ajuta, precum si sa cream un document care sa cuprinda cerintele necesare organizatiei si sa selectam produsul in functie de nevoile companiei.
Odata ce am facut acest lucru si suntem clari care furnizor il va implementa (va sfatuim sa cautati referinte pentru a decide), este important sa stabilim un calendar cu procesele, termenele limita si persoanele responsabile, precum si sa definiti diferite livrabile pentru fiecare etapa a implementarii si definirea proceselor de autorizare.
Odata finalizat procesul de implementare, va recomandam sa alegeti pe cineva responsabil sa consilieze si sa ajute compania in primele saptamani. Aceasta persoana va ghida angajatii, facilitandu-le adaptarea si ajutandu-i sa se obisnuiasca cu noul mediu de lucru. In plus, este indicat sa monitorizati rezultatele si procesele de zi cu zi in primele saptamani pentru a detecta erorile si a le rezolva in cel mai scurt timp posibil.
Profiluri implicate in implementarea unui ERP
In sfarsit, sa vedem membrii echipei care joaca un rol esential in procesul de implementare a software -ului de management , printre care se poate imparti intre agenti externi (dependenti de furnizor) si agenti interni (angajatii companiei)
Agenti externi
- Manager de proiect: cel care ocupa cea mai importanta pozitie, responsabil cu supravegherea si luarea deciziilor in timpul proiectului pentru a preveni deturnarea atentiei de la ceea ce este important.
- Manager de proiect: stabileste metodologia de implementare software in functie de nevoile fiecarei companii, fiind responsabil sa se asigure ca proiectul nu esueaza.
- Consultanti: ocupa temporar postul, responsabil cu reinginierea proceselor, stabilirea altora noi si invatarea viitorilor utilizatori cum functioneaza sistemul.
Agenti interni
- Sponsor: este de obicei proprietarul companiei sau managerul, si este cel care ia decizia implementarii acesteia si care institutionalizeaza proiectul pentru restul echipei.
- Utilizatori fruntasi: ei sunt cei responsabili pentru fiecare departament al organizatiei si cei care asigura toate resursele pentru ca proiectul sa avanseze pe drumul cel bun.
- Utilizatori finali: sunt angajatii organizatiei, care vor oferi toate resursele pentru ca proiectul sa mearga mai departe. Acestia trebuie sa fie predispusi la schimbarile pe care le presupune implementarea unui ERP.
