Manifestul agil spune ca o echipa trebuie sa planifice si sa gaseasca modalitati de a creste calitatea si de a deveni mai eficienta. In acest sens, retrospectivele agile pot fi folosite pentru a adapta modul de lucru, dar uneori echipele isi dau seama cu greu ce este o retrospectiva agila si de ce ar trebui sa o faca.
Imbunatatirea continua este una dintre principalele valori ale managementului agil al proiectelor si, pentru a realiza acest lucru, retrospectivele reprezinta un punct de adaptare in procesele noastre.
Ce este o retrospectiva agila?
O retrospectiva agila sau retrospectiva sprint, asa cum este numita in Scrum Guide, este practica in care echipele reflecta asupra modului in care lucreaza pentru a promova imbunatatirea continua a ceea ce fac.
Intreaga echipa merge la intalnirea retrospectiva unde reflecta asupra sprintului (iteratia) pe care l-au efectuat. De aici ei decid ce si cum doresc sa adapteze acest proces pentru a se imbunatati. Actiunile care ies din aceasta intalnire vor fi comunicate si implementate in urmatorul proiect. Acest lucru face ca retrospectiva agila sa fie o modalitate eficienta de a face imbunatatiri scurte ale procesului.
„Moderatorul” acestor intalniri, care este de obicei Scrum Master, are o serie de instrumente si tehnici retrospective si este instruit sa aleaga pe cea mai eficienta. Unele dintre aceste tehnici sunt sa puna intrebarile potrivite sau sa joci jocuri de autoevaluare agile axate pe solutia si punctele forte ale fiecareia. De fapt, pentru a se asigura ca aceste actiuni de imbunatatire sunt efectuate, de obicei se face o urmarire care descrie cine ar trebui sa faca ce si din ce motive. Fiecare intalnire retrospectiva incepe prin a evalua daca acest lucru a fost facut si daca actiunile ramase in urma sunt finalizate.
In timpul retrospectivei agile echipa analizeaza urmatoarele aspecte:
- Ce a mers bine in Sprintul precedent?
- Ce probleme am avut?
- Ce am facut bine?
- Ce poate fi imbunatatit?
- La ce imbunatatire ne angajam pentru urmatorul Sprint?
Cu alte cuvinte, obiectivul este sa analizam cum a decurs ultima iteratie, cum am lucrat, ce probleme am avut, ce lucruri au functionat bine si ce nu.
De ce sunt importante retrospectivele agile?
In ceea ce priveste motivul pentru care este important sa efectuam retrospective agile, am putea rezuma prin aceea ca imposibilul este sa faci mereu aceleasi lucruri si sa te astepti la rezultate diferite. Daca ceea ce ne dorim este sa rezolvam problemele companiei si sa oferim un plus de valoare clientilor nostri, trebuie sa incepem prin a schimba modul in care lucram.
Unul dintre beneficiile lor este ca ofera mai multa putere echipei. Din moment ce se simt imputerniciti, va exista putina rezistenta in a face schimbarile necesare. Alaturi de acesta, un alt avantaj este ca actiunile convenite in retrospectiva sunt realizate de aceiasi membri ai echipei. Adica nu exista transfer. Echipa analizeaza ceea ce s-a intamplat, defineste actiunile de implementat si le realizeaza. Acest lucru este mult mai eficient, mai rapid si mai ieftin. Aceste avantaje fac ca retrospectivele agile sa fie una dintre cele mai bune modalitati de a implementa imbunatatiri si de a explica de ce sunt unul dintre factorii de succes pentru utilizarea scrum.
Schita unei retrospective
Un contur ca urmatorul poate fi folosit ca structura a intalnirii pentru a nu pierde firul:
- Deschidere: In aceasta prima parte, scopul este de a crea scena si de a sparge gheata. Prin intrebari, jocuri sau dinamica, membrii echipei sunt incurajati sa inceapa sa indrume retrospectiva catre tema pe care o dorim. Durata acestei parti ar trebui sa fie de aproximativ cinci minute.
- Colectati date: In aceasta a doua parte, moderatorul ar trebui sa incerce sa faca un rezumat al ultimei intalniri si daca obiectivele pe care membrii echipei si le-au propus in ultima retrospectiva au fost sau nu atinse. Durata acestei parti ar trebui sa fie de aproximativ zece minute.
- Genereaza perspective: ce vrem sa evitam? Ce riscuri sunt? Ce obiective ne vom stabili? Este vorba despre incercarea de a genera asteptari in urmatoarea iteratie tinand cont de rezultatele anterioare. Durata acestei parti ar trebui sa fie de aproximativ zece minute.
- Decideti actiunile: avem deja problemele si punctele de imbunatatire, dar cum le putem imbunatati? Ce actiuni putem realiza? Ele trebuie sa fie actiuni specifice pe care un membru al echipei le poate efectua la o anumita data. Durata acestei parti ar trebui sa fie de aproximativ cincisprezece minute.
- Inchiderea retrospectivei: Obiectivul acestui ultim punct, dupa cum indica si numele, este de a incheia prin rezumarea tuturor punctelor si facand echipa sa plece motivata si dornica sa faca fata urmatorului sprint. Durata acestei parti ar trebui sa fie de aproximativ cinci minute.
Frecventa este cheia
Cat despre cat de des sa faci retrospective, orice lansare sau proiect major merita unul si ar trebui facut in termen de o saptamana de la inceperea proiectului, altfel detaliile importante pot fi uitate. Totusi, retrospectivele pot fi facute mai frecvent, de exemplu pentru lansari minore sau chiar la intalniri zilnice sau saptamanale.
Retineti ca retrospectivele sunt un instrument nepretuit pentru imbunatatirea dinamicii, proceselor si productivitatii echipei. Pot fi o modalitate excelenta de a lauda membrii echipei, precum si de a se plange atunci cand lucrurile nu au mers bine. Cheia este sa transformam aceasta intalnire in actiune pentru viitor si nu doar sa ne plangem.
Cu cat mai des, cu atat mai bine, deoarece participantii s-ar putea sa nu se simta suficient de confortabil initial pentru a scoate feedback sincer. Repetarea regulata a procesului va dezvolta familiaritatea si rutina, ceea ce duce la o mai mare acceptare. Moderatorii ar trebui sa incurajeze veridicitatea si transparenta prin intarirea perceptiei unui „spatiu sigur” si fiind autocritici fata de ceilalti.
Cele mai frecvente probleme
De fapt, printre problemele pe care le putem intalni cu acest format si pe care trebuie sa incercam sa le evitam cu orice pret se numara:
- Intotdeauna exista oameni cu mai multe abilitati de comunicare decat altii. Toti ar trebui incurajati sa vorbeasca in mod egal.
- Pot exista probleme sensibile care nu sunt tratate de frica, problemele conflictuale trebuie stiute cum sa le rezolvi.
- Evita intalnirile repetitive din care se extrag mereu aceleasi rezultate.
- Pot exista momente de tensiune si aceasta se poate termina cu demotivare sau intr-o situatie incomoda
- Acel sentiment de pierdere a timpului este comun. Obiectivele si punctele de discutat trebuie lucrate si ingrijite pentru a nu iesi din fir.
