Nu mereu ai timp să te asiguri că afacerea ta respectă toate legile privind Sănătatea și Securitatea Muncii, mai ales că acestea se modifică constant și diferă de la o întreprindere la alta. Acestea pot fi foarte confuze!
Cel mai benefic serviciu pentru orice afacere este cel de SSM, SU si PSI. Majoritatea antreprenorilor pierd mai mult timp și mai mulți banii pe soluții intuitive ca apoi să aibă probleme dacă întâmpină un control de la Inspectia Muncii ( ITM ).
În realitate pentru asigurarea documentației solicitate prin Legea Legii 319/206, ai nevoie de o echipă care să te scape pe tine ca antreprenor de grijile unei Amenzi ITM.
În continuare doresc să-ți prezint cum funcționează în mare parte birocrația din câmpul muncii și să-ți ferești afacerea de posibilele amenzi de la ITM sau ISU.
Beneficiile existentei documentatiei de Securitate si Sanatate in Munca:
- Îndeplinirea cerințelor legale pe linie de Sanatate si Securitate in Munca;
- Evitarea sancțiunilor din partea inspectorilor de munca, cu ocazia controalelor de specialitate;
- Documentarea proceselor de lucru din cadrul companiei si identificarea riscurilor de accidentare si imbolnavire profesionala;
- Stabilirea responsabilitatilor ce le revin persoanelor cu atribuții de prevenire si protectie;
- Elaborarea de instrucțiuni proprii de Securitate si Sanatate in Munca, proceduri de lucru si bune practici ce au ca scop combaterea riscurilor la sursa;
- Cercetarea incidentelor și/sau accidentelor de munca, pentru stabilirea imprejurarilor sau cauzelor ce au concurat la producerea lor si stabilirea măsurilor corective ce se impun;
- Stabilirea unor planuri de acțiuni privind implementarea măsurilor de siguranță;
- Crearea unei culturi safety la nivelul companiei, aspect ce aduce un plus de valoare atat angajatorilor cat si angajaților.
Rolul Inspectoratului Teritorial de Muncă în controlul documentelor
Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) și Inspectoratul pentru Situații de Urgență (ISU) sunt două organizații importante în ceea ce privește monitorizarea și asigurarea respectării legislației muncii și a măsurilor de siguranță în diverse domenii de activitate.
În timpul unui control efectuat de către aceste instituții, există anumite documente necesare pe care trebuie să le ai pregătite. EHSconsulting.ro își propune să ofere o perspectivă detaliată asupra documentelor solicitate de Inspectia Muncii și să clarifice cine este responsabil de întocmirea lor.
Controale de fond: Când și cum se desfășoară
Controalele de fond reprezintă o formă obișnuită de verificare efectuată de ITM, în care inspectorii analizează în mod amănunțit documentele și procesele din cadrul unei companii. Aceste controale pot avea loc în mod aleatoriu sau ca urmare a unor sesizări primite de la angajați sau alte părți interesate. Inspectorii pot solicita o varietate de documente, cum ar fi:
- Rapoarte de securitate și sănătate în muncă (SSM si PSI)
- Contracte individuale de muncă și acte adiționale
- Registrul salariaților
- Certificatul de înmatriculare la Registrul Comerțului cu anexele aferente.
- Documente legate de salarizare și impozite (de exemplu, fluturasi de salariu, decizii de impunere etc.)
- Autorizații și avize de funcționare emise de ISU
- Certificări și documente de formare profesională a angajaților
Este important ca aceste documente să le întocmești și să le actualizezi în conformitate cu legislația în vigoare. Responsabilitatea întocmirii și păstrării acestor documente revine în general angajatorului sau reprezentantului său desemnat, dar cel mai bine unei firme specializate in SSM/SU precum EHSConsulting.
Controale tematice: Focalizarea pe aspecte specifice
Pe lângă inspectia muncii de către ITM se pot efectua și controale tematice, care se concentrează pe aspecte specifice sau zone de interes particular. Acestea pot fi declanșate de modificări legislative recente, probleme semnalate în industrie sau riscuri specifice în legea Securității și Sănătății în Muncă. Documentele cerute în cazul unui control tematic pot varia, dar pot include:
- Politici și proceduri interne legate de aspectul tematic
- Evaluări de risc și planuri de prevenire a accidentelor
- Rapoarte de audit și inspecții interne
- Documente de evidență și verificare a echipamentelor și instalațiilor de lucru
- Certificări sau licențe specifice pentru anumite activități
Responsabilitatea întocmirii acestor documente poate reveni diferitelor departamente sau specialiști din cadrul companiei, cum ar fi departamentul de legislație de la EHS Consulting.
Inspectia muncii tip campanie: O abordare sistematică a verificărilor
Inspectia muncii tip campanie reprezintă o abordare sistematică în care se verifică un număr mai mare de companii dintr-un anumit domeniu sau regiune geografică. Aceste controale sunt adesea anunțate în prealabil și pot fi destinate să identifice nereguli recurente sau probleme comune în industrie. Documentele solicitate în cazul unui control de acest tip pot include:
- Documente financiare, cum ar fi balanțele contabile și rapoartele de profit și pierdere
- Registrul unic de control, în care se înregistrează evidența activităților și proceselor desfășurate în companie
- Documente legate de Securitatea și Sănătatea în Muncă (evaluări de risc, planuri de acțiune, instrucțiuni etc.)
- Documente privind resursele umane (contracte de muncă, evidența salariaților etc.)
- Autorizații și avize emise de instituțiile relevante
În cadrul controlului de tip campanie, documentele solicitate pot varia în funcție de scopul și obiectivele specifice ale acestuia. Cei de la EHS Consulting știu că toate documentele trebuie puse în ordine și actualizate, pentru a evita sancțiuni și posibile consecințe negative.
Niciun control ITM în domeniul relațiilor de muncă nu te va lua prin surprindere dacă te asiguri că ai toate documentele necesare
Pentru a evita situații neplăcute și sancțiuni în timpul unui control ITM, este crucial să vă asigurați că aveți toate documentele necesare în ordine. În primul rând, este important să fii familiarizat cu legislația specifică domeniului în care activezi și să cunoști cerințele legale referitoare la documentele și rapoartele necesare. De asemenea, trebuie să vă asigurați că toate documentele sunt întocmite în mod corect, sunt actualizate și păstrate într-un mod accesibil.
Pentru a facilita procesul de întocmire și păstrare a documentelor necesare, este recomandat să ai un sistem bine organizat de gestionare a documentelor. Acesta poate include un registru al documentelor, un program de revizuire și actualizare periodică a acestora și o procedură clară pentru întocmirea și păstrarea documentelor relevante.
De asemenea, este important să ai o echipă responsabilă de întocmirea și păstrarea documentelor, cum ar fi departamentul de resurse umane, departamentul juridic sau un consultant extern specializat în domeniul legislației muncii și Securității și Sănătății în Muncă precum EHS Consulting.
